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探讨工程物资采购管理及成本控制

放大字体  缩小字体 发布日期:2016-04-10  来源:工采网
核心提示:物资成本的控制涉及很多方面,首先管理机构要建全,信息管理系统要完善;市场信息要及时准确,能够正确预测材料价格的变化及走势,能与工程进度和实际情况紧密联系;其次物资管理制度要完善,物资管理人员要有丰富的采购管理经验,专业知识和果断的魄力。下文主要根据物资采购工作中所采取的采购成本控制方法做出探讨。
       物资成本的控制涉及很多方面,首先管理机构要建全,信息管理系统要完善;市场信息要及时准确,能够正确预测材料价格的变化及走势,能与工程进度和实际情况紧密联系;其次物资管理制度要完善,物资管理人员要有丰富的采购管理经验,专业知识和果断的魄力。下文主要根据物资采购工作中所采取的采购成本控制方法做出探讨。 
中国论文网 http://www.xzbu.com/2/view-2015673.htm
  一、组建物资采购管理机构和物资管理信息系统 
  在建筑工程供应与管理实际操作中首先应从管理机构上高度重视,采购管理机构对工程所需物资的采购过程、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。通过对建筑工程物资采购进行有效管理,以降低采购成本,加速资金周转,从而增加效益。其次选择合适的物资管理信息系统平台,物资管理信息系统由按功能方式组成的各种职能子系统构成,它们主要包括价格分析系统、合同管理系统、库存管理系统、计划采购系统、质量跟踪系统等。通过对物资管理系统的应用,可以加快采购人员工作效率。 
  物资管理机构的设立以及物资信息管理系统的应用,将大大提高采购组织内部管理水平及外部形象,以及减少无谓消耗,有助于降低采购管理成本,实现采购效益最大化。 
  二、制定物资采购计划 
  采购计划的制定是实施工程项目物资采购管理的第一步,一个完善的采购计划应包括:采购的范围、采购原则、项目采购人员及职责、采购部门与其他部门之间的接口关系、采购工作总体进度计划安排等内容。采购计划是把项目建设的物资构成、工艺流程、投资状况等全方位情况落实到各项具体物资采购计划行动中的一个过程,它是项目一切采购活动的实施依据。 
  三、供应商的选择和管理 
  供应商的选择与管理是采购过程中至关重要的一环,供应商选择与管理水平的高低,直接影响到采购产品的质量、进度,对于减少采购成本,保障工程的顺利进行也起着关键的作用。选择了好的供应商,并与之建立良好的合作关系,就拥有了好的产品和服务,同时可以在供需双方“互利、双赢”的原则下,最大限度地降低采购合同订货价格。 
  1.细分供应商,控制中间商数量 
  供应商是生产商还是流通商,对采购价格影响较大,低则10%,高则达50%以上。通过供应商细分,将供应商分为生产商和流通商,且以制度规定:生产商比例不低于70%,流通商比例不高于30%,能从生产厂家以出厂价直接采购的,不从中间商采购;关系到安全防护、环保等特殊物资,必须在经权威部门认定的定点或经营部门采购。 
  近年在采购某些国外品牌仪表、变送器、DCS成套设备等物资时,某些国外品牌仪表总代理因批量小或售后服务等原因不面向零星用户供货。在这种情况下,多采取向国内总代理询价、给区域代理商加一定点数的方法控制采购成本。另外,中石化集团公司出于工艺操作和备件互用等原因考虑,一般面向霍尼韦尔、西门子、ABB、福克斯波罗等四大DCS品牌进行定向国际招标,结合公司实际,可同时采购三五套,以便较好地降低采购成本。 
  2.建立物资供应商管理体系 
  供应商管理体系主要分为评价准入体系和档案管理体系(包括:供应商目录、历史价格库、供应商基本资质、物资采购分承包方年度评审)两个部分。目前,我们已经形成一个供应商考察─评价─审批─准入、档案化管理以及询价供应商确定等一系列较为完善的管理体系“采购分包方管理办法”,做到了对供应商进行动态管理。 
  3.进一步挖掘潜在供应商 
  通过创造或者扩大竞争采购的平台,利用市场机制,促使供应商不断提高产品的价格竞争力。对于目前处于卖方市场的资源,采购人员需不断努力,积极寻找、开发新的资源,缓解供求关系,逐渐创造出一个有利于采购的市场环境,从而控制采购成本。 
  四、物资采购方式、付款方式分析 
  1.开展价格对比、进行成本测算 
  一般来说 “货比三家”是物资采购中通用的法则,因货币三家可保证采购过程公开、公正、透明,可从源头上控制价格,有效防止暗箱操作、不正当竞争等现象的发生,对控制采购成本能起到良好的效果。但有时候也有可能出现供应商为挤进市场,而报出低于成本价的价格,从而导致供应商“以次充好”的现象或者出现个别供应商恶意串标的情况。因此,在分析厂家报价时,不应以厂家最低价为中标标准,而应该在比价的基础上对物资进行成本测算。任何物资的价格都由其原材料成本、制造成本等、管理成本、技术成本、利润、税金、市场因素等方面构成。这其中的大部分成本因素是完全可以追溯、核算的。相对准确地核算出物资主要的成本因素,把握技术、市场情况,即可获得较科学合理的订货价格,真正可以达到控制采购成本同时确保物资质量的目的。 
  2.战略框架协议采购 
  战略框架协议采购是在国际大型企业集团普遍采用的采购方式,目前在国内规模化企业中也陆续开始采用,中石化集团公司也采用这种采购模式。它是对那些工程项目常用物资,选择一些在质量管理体系、产品业绩、产品价格、信誉、服务等方面较为优秀的企业作为战略合作伙伴,签订长期的供货框架协议。由于供应商相对固定,在产品质量和交货周期上有了可靠的保证,最重要的是由于形成了规模化采购,订货价格有了很大幅度地降低。 
  3.选择合理的付款方式,建立良好的付款信誉 
  付款形式的灵活多样为降低采购成本提供了更广阔的空间。当预测钢材等常用物资市场价格将会上涨时,笔者认为,采取预付款的方式,以当期价格“锁定”资源不失为一计良策。这在原材料价格过快上涨时,有助于控制和降低采购成本。 
  付款周期的长短直接影响采购成本的高低,付款周期越长,供方回笼资金就越慢,其成本核算中利息所占的比重就越大,相应报价就会越高。同时,良好的付款信誉也是企业的一笔巨大财富,如果采购资金不落实,长期拖欠供应商的材料款,造成企业信誉较差,采购工作将变得被动。 
  五、采购人员素质培养和引导 
  1.物资管理及采购人员必须对行业相当了解,具有专业的素质和高度的责任心。对所采购的物资要了解。由于工程项目中各专业采购物资的种类和数量庞大繁杂,要对所有物资都能认知也是很困难的,这就要求采购人员必须不断注意学习和积累。在日常工作中应参与(组织)设备、材料技术协议的洽谈全过程,对特殊物资,也要先学习有关知识,做到心中有数。 
  2.物资管理及采购人员需要随时了解市场行情,对市场变化要做出及时的反映,多方了解市场变化的动态行情,分析、预测价格变化趋势,及时调整采购方法和策略。 
  3.物资管理人员要认真研究合同,不断学习新知识,与时俱进,不断学习相关法律、法规,在签订合同时用词严谨规范,考虑周全,避免合同漏洞,造成不必要的损失。 
  4.采购人员必须具备较高的职业素质,遵纪守法、树立爱岗敬业的工作理念,以公平、公正的心态对待自己的各项采购业务活动。 
  六、结束语 
  总之,工程建设项目物资采购管理以及成本控制,所采取方法,根据因其行业特征,不同于一般生产企业。只有认真研究工程项目物资采购特点,组建强大的采购管理机构、制定合理的物资采购计划、综合有关工程建设项目中物资采购的各个方面,才能确保所采购的物资价格最为合理,以达到控制、降低采购成本的目的。 
 
 
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