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浅谈工程项目物资采购成本的控制

放大字体  缩小字体 发布日期:2016-04-10
核心提示:目前,为了满足不断增长的电力需求,国家加大了电力项目的投入。工程项目中涉及的设备、材料较多,在工程成本中物资成本占到70—80%。对于一个工程项目来说,有效的控制采购成本是工程项目的价值链中重要一环,是工程项目运营成本的重要组成部分,对于工程项目的竞争价值具有重要意义。
       目前,为了满足不断增长的电力需求,国家加大了电力项目的投入。工程项目中涉及的设备、材料较多,在工程成本中物资成本占到70—80%。对于一个工程项目来说,有效的控制采购成本是工程项目的价值链中重要一环,是工程项目运营成本的重要组成部分,对于工程项目的竞争价值具有重要意义。控制物资采购成本,能够帮助工程项目有条不紊的进行,保障工程项目顺利实施,降低工程成本,提高企业经济效益,提升企业管理水平,有效提高企业竞争实力。 
  一、工程项目物资采购成本的控制的意义 
  目前我国建设工程正在处于高速发展的时期,竞争较为激烈,有效控制工程项目物资采购成本,保障工程项目顺利开展,确保工程项目质量和工程工期,以及企业获得相应的盈利、做大做强和增强竞争实力等都具有实质性意义。 
  二、工程项目物资采购成本控制措施 
  1 建立、完善采购制度,明确采购及审批权限 
  工程项目中物资采购成本的控制必须应该要有相关的规章和制度作为保障,而建立健全完善的工程项目中物资采购成本控制的相关规章和制度同样是相关部门和工作人员所认真对待的。依据企业的性质,规范建立完善的采购框架及采购流程控制,采购流程分权运作、互相制约,合理分工、不相容职务分离、职责明确,严禁一人完成采购的全过程。 
  2 加强物资需求计划管理,严格控制采购数量 
  (1)按照图纸、根据工程网络工期计划安排认真提出物资需用计划,合理储备 
  物资成本计划的制定,必要前提是熟悉整个工程的合同材料费用构成,并事先做好物资策划。按照图纸、根据工程网络工期计划安排认真提出物资需用计划,同时还应对投标的成本总量参照施工进度进行分解,分解完毕后的数据,还要通过收集各方资料进行最终的调整,力求使成本分解的更加准确,这也为下一步制定成本考核目标、进行过程控制提供了依据。先进合理的物资储备及储存方式对于人力、物力和运力等资源的有效利用具有重要意义。计划量过大,不但增大资金占用成本,而且存在因存放保管、产品淘汰贬值等加大成本,对工程的协调平衡、物资有效期等也不利,因此需用计划必须科学、合理、具有预见性。 
  (2)优化设计,优化施工 
  在已经构建工程设计上,进行优化设计和优化施工,降低物资的使用数量及安装施工费用,从而降低采购成本。 
  (3)使用新材料、新工艺,进行性价比分析,做好材料替代 
  使用新材料、新工艺,不但能减少材料耗量,降低材料采购成本,而且能够方便施工,解决施工困难。如使用砼外加剂、粉煤灰、钢纤维、矿渣等,可以减少水泥用量,增加砼强度和活力性,延长或缩短砼凝固时间,降低施工难度。 
  (4)与库房、施工连队保持沟通和资源信息共享,充分利用库存 
  完善仓库、施工连队和采购人员的信息沟通接口,保证信息的畅通,及时了解仓库到货情况、库存情况和现场使用情况,便于采购人员做出正确的采购决策,也避免造成库存积压。 
  (5)采购人员汇总编制采购计划 
  在采购计划控制上,物资计划人员应该处于主动地位,对每一份物资需求计划单都必须严加审核,杜绝见计划单就买、有领导签名就算的习惯。在审核过程中需要考虑的因素包括:需求计划的依据;材料的库存及利用;采购周期与需求日期;材料的替代;市场行情;物资经营(合理储备);材料批量采购优势;物资的配套采购;材料能否从其它工程调拨等。 
  (6)实行预算和定额管理,降低消耗量 
  企业根据经验、行规及标准,制定项目工程的定额,用于各个工程项目的控制管理,按照施工图预算,计算出单位工程或单项工程的材料消耗量,在此量范围内控制使用,避免盲目和浪费。 
  3 探索、创新物资采购方式,控制采购价格 
  (1)合理选择采购方式,严格招议标程序 
  通过有限竞争性招标采购、公开竞争性招标采购、定向谈判、询价采购等不同的采购方式,以及多种招标方式的合理组合使用,将有助于提高采购效率和质量,从而有利于降低采购成本。对一些规定采购方式之外的物资,可以积极创新采购方式,例如,国家电网公司物资采购中采用的“协议库存采购”、“超市化采购”等创新采购方式,通过谈判先确定协议供货商、明确物资品种、规格型号、价格、质量标准、配送及服务要求,形成企业内部的采购平台,使采购过程具有规范快捷、高效优质、操作性强等特点,极大地促进物资集约化发展,大大地提高了工作效率和降低了物资采购成本。对规定招议标采购物资,必须严格按照招议标采购程序执行,在事先提出的采购条件下,进行招标、开标、评标、定标,择优选择交易对象并签订协议。整个过程要求公开、公平、公正和择优。 
  (2)集中采购、统一配送 
  将各个工程的主要物资纳入公司集中采购,通过公司电子商务平台,及时反映物资采购计划申报、招标信息发布、各工程物资验收情况、使用和库存情况等信息,使采购物资产生规模效益。相关的采购人员应该掌握市场行情和区域价格优势;利用好政策,如国家层面的免税区、政策优惠,企业厂家的现款和数量折扣、区域优惠等等;选择最佳采购时点和采购批量,以及采购地点,确保物资能够以最低的成本、最好的服务、最低的物流费用和满足要求的物流时间,准确无误的到达。应该尽量向生产厂家直接采购,避免中间商环节,节省流通成本。 
  (3)择优选择供货商 
  通过调查评定建立合格供方候录库。建立合格供方考核制度,定期或不定期对供方进行评价对比,及时更新。与实力强、质优价廉、服务信誉好的供方建立长期合作的战略伙伴关系,同时应该加强对供方应急库存的考查,以应付突发情况。合理选择物资的供方,企业相关人员应该廉洁自好,不能出现贿赂等不良作风,应该秉持公平公正公开的原则。   (4)合同谈判艺术及技巧 
  谈判是达成彼此认同的协议过程,并不只限于价格方面,也适用于某些特定需求时。矛盾无所不在,任何事情都是由矛盾组成的,谈判也是这样,供需双方之间存在较大的矛盾,供货方希望争取较大的利润空间,需方希望能够付出最少的金钱得到最大的回报,谈判的过程即是平衡双方矛盾的过程,当供需双方达到各自的平衡,那合同谈判就将完成。 
  谈判过程也是供需双方互相摸底的过程,当某一方首先抓到对方的底牌时,那它在合同谈判中将占据主导地位。合同谈判中的底牌并不是只有一张,价格、工期、最终订货时间、付款条件、设备组成明细价格表等这些都是非常重要的条件,这些条件并不是独立的,他们在一定的条件下能够相互转换的,在关键时刻都能直接影响合同谈判的最终结果。 
  合同谈判是双方斗智斗勇的过程,供需双方都通过各种手段达到自己的目的。谈判过程中供货方最想知道的是我们能够接受的底价、合同的工期、付款的条件及我们签订合同的最后时间,在这些条件中往往感觉合同工期与签订合同的最后时间并不重要,不能影响合同的谈判,其实这种想法是非常错误的,往往因为我们的图纸到位比较滞后,留给我们的谈判时间并不非常充足,如果他们知道了我们准备的合同工期,在谈判出现僵持的时候,他们心中将非常有底气,知道我们没有充足的时间僵持,这时候往往最终让步的就是我们。 
  在谈判的初期供货方一般是通过与我们的接触熟悉对方的性格,谈判过程中经常询问我们的合同供货周期、最终签订合同的时间及我们要求的付款条件,在这个过程中千万不能急躁,不能随口回答,谈判过程中往往因为一句话就能改变整个谈判的走向。随着合同的进展,供应商在逐步的接触中将列举一系列的以前签订的对他们有利的合同,出示给我们这些合同的价格、付款条件及合同周期,让我们感觉他们提供的价格是合理价格,不存在暴利现象,然后观察我们的反应,判断有关信息。在这个过程中我们始终要保持冷静,不能因任何消息而影响自己的判断甚至表情的变化,这些看似简单的肢体语言往往成为泄露最重要消息的罪魁祸首。另外一个供货方经常使用的手段是送礼,打着提供回扣的名义给谈判人员下礼,如果有谈判人员接受,那供货方将能够在合同谈判中掌握非常有利的时机。 
  在商务谈判开始前我们要做详细的准备工作,要多方了解同类型、同型号或类似型号的设备等物资的销售价位,要了解各投标厂商的销售业绩及其在该行业中所处的地位,要提前把各投标文件进行比较,分析出各厂商在局部报价上的差异,作为我们谈判的重点,把没有技术含量的、能够计算出材料用量的部分认真计算出材料用量,根据市场上的材料价格及加工价格分析出他的真实成本价格,与他们的投标文件相比较,找出差异较大的部分作为价格谈判时的突破口。 
  合同谈判前还要组织谈判的人员一起进行讨论,分析谈判可能出现的各种情况,统一谈判思路,制定谈判路线,让投标厂商跟着我们的思路走,跟着我们的思路回答问题。在谈判过程中不能因为供货方的误导而改变既定的谈判方向,在一般的情况下供货方会给出我们设备的生产周期,但是设备的组成明细价格表他在谈判过程中不会提供,因为害怕我们针对他的明细价格表进行详细的分解谈判,但是关于这部分谈判我们必须与他们讲出来,作为我们压价的最有利的理由。 
  为了尽快摸清对方的底价,我们也需要一些欺骗的手段,比如通知他们谈判结束,由于价格原因他们被排除在外,这时候供货方往往会出现大幅度降价,我们根据得到的价格与其他厂家进行再次谈判,完成这一步后,我们再根据所得到的信息及市场的信息分析出一个比较合理的价格与供应商进行最终的谈判,这样得出的价格将不会偏离实际情况。付款条件应该在在确定下价格之后谈判,这样有利于取得谈判优势,供货商往往不因为这些小的条件而导致合同谈判失败。 
  合同条款中必须明确物资名称、规格型号、数量、价格、质量要求、付款方式、交货时间、违约责任及解决方式等,避免因条款不清给企业造成损失。 
  4 物资运输物流成本控制 
  在物资采购物流方式的制定中,有关工作人员应该以低物流费用、高效益的运输效率为参考基础。在运输过程中,一定要严格督促合理装配,避免物资损坏而造成不必要的损失。谈判可运用价格/成本分析,价值分析与价值工程(VA/VE)等手法。 
  5 做好仓储管理,节约费用 
  (1)加强物资验收入库管理,把好质量、数量关 
  物资到货验收入库,是物资采购实施的最后一个环节,是从文件资料到实物结果的过渡,对整个工作成绩的影响较大。以合同或订购采购单为依据,坚持2人以上人员参与验收,与施工连队一起验收,重要设备或材料还必须邀请工程技术人员共同参与,杜绝发生数量虚假和不合格品验收入库,给企业造成损失。 
  (2)严格发放制度,限制超额领用 
  出库要实行限额发料,实行包干使用,材料消耗和个人利益挂钩。过程控制就是随时掌握材料的节超,对计划外领料,要有依据和说明,要严格审批,管理过程中不但关注异常超耗,也要关注异常节余。从物资需用计划的提出、采购入库、保管到施工连队的领用等环节,都进行详细核对,相关信息及时层层上报,防止纰漏。 
  (3)科学规划,按物资性能合理存放保管 
  根据物资使用周期、性能,尽量一步到位,实行定置管理,合理布置,正确的储存能确保物资不受损坏和减少二次转运。 
  三、物资采购全流程成本理念 
  物资采购,从广义上讲,它包括采购需求的提出、到物资的使用全过程的活动,关系到了整个项目成本管理的成败。在工程项目物资管理时,必须树立物资采购全流程成本的理念。应该关注的是整个项目物资管理流程中的成本降低,是对总成本的控制,包括价格、质量、配套程度、服务、及时快速供货、可靠的货源保证、流转、保管、安装使用等等,而不是单一地针对采购货物的价格。如配套高的设备不但节约安装人工费用,而且减少消耗材料等材料的采购,从而比配套程度差的设备所需总成本还要低。所以,不应该仅仅只看到最直接的成本降低,还应该从项目的全过程来衡量成本上的效益,从项目的全过程来分析降低总成本。 
  四、重视从业人员的培训,不断提高从业人员的业务素质 
  想要做到有效控制工程项目目的,那么一个自身素质较高,业务能力较强专业团队则是必要的条件之一。企业必须从业人员的培训,通过对业务专业、优秀项目物资管理经验和实际而具体的操作流程及方法进行系统性的学习,明确指出工作中的不足,帮助从业人员较快的熟悉业务,满足在物资采购工作中的工作要求。采购人员具体应该做到以下几点:掌握工程项目的材控体系和采购方案,能够严格的控制采购物资的质量,了解国家相关政策法规、相应的供应商和所需物资市场,能够有效的运用自己所学专业和自身具有扎实的专业技术基础,有着相应的语言表达能力和与供应商的谈判能力,具有敏锐的洞察能力,廉洁勤勉,确保工程项目中物资采购成本的控制。 
  结语 
  在对于工程项目中物资采购成本控制的问题进行研究分析,总结归纳的过程中,可以明确对物资采购成本进行合理的控制,能确保工程项目的建设进度和质量,避免企业的资金出现周转不灵等问题,提高工程项目盈利。以上探讨的物资采购降低成本的一些措施和方案,应该是建立在物资采购管理的全过程中,在工程的建设中,获得低价的物资成本固然是非常重要,但是在这个过程中,能够得到优质的服务,质量有保证以及及时快捷的供货对工程项目中成本控制同样具有重要意义。 
 
 
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